Ársskýrsla 2019-2020

25 Á R S S K Ý R S L A E F L I N G A R 2 0 1 9 – 2 0 2 0 einstaka starfsmenn innahúss sem tala tungumál eins og litháísku, lettnesku, þýsku og jafnvel mandar- ín-kínversku sem áður hefði þurft að leita annara leiða til að túlka. Hefur Efling fengið sérlega jákvæð viðbrögð við þessari auknu færni starfsmanna en um helmingur félagsmanna hefur annað mál en íslensku að móðurmáli og veitir þetta þeim enn betra aðgengi að nauðsynlegum upplýsingum og þjónustu félagsins. GUÐRÚNARTÚN 1 Í október 2019 var loks tekið í notkun aðgangs- stýringarkerfi á bílastæði Guðrúnartúns 1 en um þó nokkurn tíma hafði aðsókn á bílastæðin verið meiri en það gat borið. Félagsmenn Eflingar jafnt sem starfsmenn og aðrir gestir hússins höfðu fundið fyrir því að erfitt gat verið að fá bílastæði við bygginguna á ákveðnum tímum dags. Þetta gat valdið einstaklingum sem voru í tímaþröng að sækja þjónustu til félagsins þónokkrum óþægindum og var eindreginn vilji til að bæta úr því. Eftir innleiðingu aðgangstýringarkerfis- ins skrá gestir Eflingar bílnúmer sitt á þægilegan og auðveldan máta á spjaldtölvu í móttöku félagsins og tryggir það gjaldlausan aðgang að bílastæði í fyrirfram úthlutaðan tíma. Við þetta úrræði minnkaði ásókn utanaðkomandi aðila sem áttu erindi til annara aðila nágrennisins í bílstæðin. Áframhaldandi vinna er í gangi við mat á því hvort árangur af kerfinu sé nægjan- legur eða hvort gripið verði til fleiri úrræða til að bæta aðgengi gesta að bílastæðum. SKJALAMÁL Félagið býr yfir ógrynni af nýjum jafnt sem gömlum gögnum og skjölum sem skal geyma, varðveita og grisja eftir kúnstarinnar reglum. Teljast þar allt frá sögulegum skjölum og myndum til nýlegra gagna á pappírs- og rafrænu formi hvort semþar er umað ræða styrkumsóknir, fundargerðir, tölvupósta, bókhalds- gögn eða ljósmyndir. Ingibjörg Þóra Haraldsdóttir tók til starfa hjá Eflingu í febrúar 2019 í nýrri stöðu skjala- og verkefnastjóra en með hennar komu til félagsins hófst átak í skjalamálum. Leiðarljós þess átaks er að vinna skilvirkt og kerfisbundið að skjalastjórnun í félaginu og hófst sú vinna með greiningu þeirra gagna og upplýsinga sem verða til innan félagsins. Slíkt hefur verið gert með svokölluðum skjalaviðtölum við starfsfólk hverrar skipulagsheildar. Í kjölfarið af því var stofnaður þarfagreiningarhópur sem í eru ýmsir sérfræðingar og sviðsstjórar ásamt skjalastjóra þar sem þarfagreiningarvinna hófst. Útfrá þeirri vinnu hefur skjalastjórinn lagt drög að skjalavistunaráætlun og málalykli sem er m.a. grunnurinn að innleiðingu upplýsingarkerfis. Á þessu ári var innleitt nýtt kerfi sem heitir Fotoware/ Fotostation sem er einskonar myndabanki þar sem allar ljósmyndir Eflingar, Dagsbrúnar, Framsóknar, Sóknar og Iðju eru varðveittar og skráðar á kerfis- bundinn hátt. Að lokum má einnig geta þess að bóka- safn starfsmanna var sett á laggirnar þar sem gott aðgengi er að skýrslum og rannsóknum sem viðkoma málefnum verkafólks. UPPLÝSINGATÆKNIMÁL Tölvu- og tæknimál koma víða við í allri starfsemi félagsins og reiðir starfsfólk jafnt sem félagsmenn sig á þau á ýmsan máta. Mannauðs- og skrifstofusvið sér m.a. um að starfsfólk hafi aðgang að þeim búnaði sem það þarf til að sinna sínu starfi og veitir einnig tæknilega aðstoð og stuðning við að læra á þann búnað. Lögð er áhersla á persónulegan stuðning við starfsmenn og að auka jafnt og þétt við færni og sjálfstraust þeirra við notkun á nýjum tæknilausnum. Á liðnu ári var tækjakostur starfsfólks uppfærður og aðlagaður á þann máta að meiri sveigjanleiki væri mögulegur við störf ásamt því að tekið var í notkun nýtt innra-net og samskiptamiðill starfsfólks. Öll sú grunnvinna kom sér svo sannarlega vel þegar COVID-19 faraldurinn hófst og varð til þess að 2 metra reglan og samkomubönn voru sett á sem ollu lokunum ýmissa starfstöðva víða um heims- byggðina. Með þeim viðeigandi tækjabúnaði sem búið var að koma í notkun, miklum undirbúningi og skipulagningu, samstillingu alls starfsfólks og samstarfsaðila var hægt að tryggja þjónustu við félagsmenn þegar skrifstofu félagsins var lokað fyrir heimsóknum þann 16. mars og stór hópur starfsfólks þurfti að færa starfstöðvar inn á heimili sín.